Xây dựng bản mô tả công việc đúng chuẩn

Phác thảo bản mô tả công việc rõ ràng và đầy đủ thông tin đóng vai trò rất quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp thu hút được những ứng viên tiềm năng. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay vẫn chưa sử dụng đúng vai trò của một bản mô tả công việc, mà đơn thuần chỉ coi nó như một bản giao việc – liệt kê các đầu việc phải làm. Vậy làm thế nào để xây dựng được một bản mô tả công việc đúng chuẩn? 

1. Bản mô tả công việc là gì? Tầm quan trọng của một bản mô tả công việc

Bản mô tả công việc (hay còn được biết đến với tên tiếng anh Job Description – JD) là tài liệu nội bộ nêu rõ các yêu cầu công việc thiết yếu, nhiệm vụ công việc, trách nhiệm công việc và các kỹ năng cần thiết để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Một bản mô tả công việc chi tiết hơn còn đề cập đến lương thưởng và chế độ phúc lợi mà ứng viên, nhân viên sẽ nhận được.

Bản mô tả công việc là gì? Tầm quan trọng của bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc là gì? Tầm quan trọng của bản mô tả công việc

Việc xây dựng một bản mô tả công việc đúng chuẩn không những giúp doanh nghiệp trong việc xác định đúng chân dung ứng viên đang tìm kiếm mà còn loại bớt các ứng viên chưa đủ tiêu chuẩn. Đó là điểm cộng lớn cho công ty bị hạn chế về thời gian. “Là chủ một doanh nghiệp nhỏ, chúng tôi không nhất thiết phải có một bộ phận nhân sự lớn mà có thể xem xét đến 400 hồ sơ xin việc – thời gian là tiền bạc. Những bước đầu tiên càng rõ ràng càng giúp dễ dàng hóa toàn bộ quá trình”, bà Mori Taheripour – người đứng đầu tại MT Global Strategies chia sẻ.

Đối với các ứng viên có tinh thần học hỏi, có định hướng nghề nghiệp rõ ràng, bản mô tả công việc chính là định hướng rèn luyện của họ. Hơn nữa, xét trong doanh nghiệp, nhờ có bản mô tả công việc, nhà quản lý có cơ sở đặt ra chỉ tiêu thành tích (KPI) tạo điều kiện nỗ lực cho nhân viên hay phòng Nhân sự có thể tiến hành đánh giá công việc và định khung lương bổng phù hợp cho từng vị trí.

2. Cấu trúc chuẩn của một bản mô tả công việc

Cấu trúc chuẩn của một bản mô tả công việc
Cấu trúc chuẩn của một bản mô tả công việc

Một bản mô tả công việc đúng chuẩn bao gồm 6 phần dưới đây:

2.1. Thông tin chung:

Phần thông tin chung bao gồm:

  • Tên vị trí công việc
  • Thông tin của bộ phận, phòng ban
  • Cấp trên trực tiếp quản lý, và báo cáo cho vị trí nào
  • Ghi rõ ngày soạn thảo hoặc sửa đổi (nếu có) các bản mô tả công việc

Phần tên vị trí công việc chỉ nêu ngắn gọn chức năng vị trí công việc đó là gì như: nhân viên Marketing, nhân viên Nhân sự, … chứ không nên đề cập đến tên doanh nghiệp.

Ví dụ về phần thông tin chung trong bản mô tả công việc

  • Tên vị trí công việc: Nhân viên Marketing
  • Bộ phận: Marketing
  • Báo cáo cho: Phạm Văn A (Trưởng phòng Marketing)
  • Ngày cập nhật: Ngày 01 tháng 01 năm 2020

2.2. Mục đích công việc:

Trong phần này, trình bày ngắn gọn về mục tiêu của công việc, cụ thể là vị trí công việc này đóng góp cho mục tiêu nào của công ty. Điều cần lưu ý là không nhất thiết phải trình bày dài dòng thành cả một đoạn văn mà chỉ cần thể hiện trong 1 câu văn là đủ.

Ví dụ, mục tiêu công việc của một nhân viên Tài chính: “Nhân viên tài chính phụ trách quản lý tất cả các khoản thu, chi của doanh nghiệp để hoạch định vào báo cáo tài chính định kỳ.”

Có thể coi mục tiêu công việc thường sẽ hoạt động theo cấu trúc: Đối tượng phòng ban nào làm việc với vị trí này và để đạt điều gì cho tổ chức/doanh nghiệp.

2.3. Nhiệm vụ công việc

Nhiệm vụ công việc được xem là phần cốt lõi của một bản mô tả công việc. Do đó, thông tin phải thật đầy đủ nhưng vẫn giữ được tính chính xác và rõ ràng:

Một số điều cần lưu ý khi viết phần nội dung công việc:

  • Chỉ cần liệt kê 3 – 5 trách nhiệm công việc chính.
  • Đối với mỗi trách nhiệm công việc chính, nêu ngắn gọn 2 – 3 nhiệm vụ.
  • Chỉ ra phần trăm thời gian được phân bổ cho mỗi nhiệm vụ để nhân sự biết cách ưu tiên và quản lý khối lượng công việc.
Cấu trúc chuẩn của bản mô tả công việc
Cấu trúc chuẩn của bản mô tả công việc

2.4. Yêu cầu về trình độ làm việc:

Trình bày những yêu cầu đối với một ứng viên cho vị trí công việc: về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, phẩm chất.

Nhân viên ở vị trí đó hay ứng viên nếu được tuyển dụng cần làm việc với những bộ phận nào trong doanh nghiệp (internal) hay với đối tác, khách hàng (external).

Cần lưu ý một điều rằng: Không nên phụ thuộc quá nhiều vào bằng cấp của một nhân viên hay ứng viên mà quan trọng là họ có kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng mà công việc đó yêu cầu hay không.

2.5. Quyền lợi, nghĩa vụ của nhân viên:

  • Mức lương thưởng, chế độ đãi ngộ
  • Cơ hội được học tập, huấn luyện, phát triển bản thân
  • Nghĩa vụ đóng bảo hiểm và các phúc lợi khác

Những vấn đề về quyền lợi, nghĩa vụ cần được thống nhất rõ ràng ngay từ ban đầu. Chẳng hạn như, lương cứng là bao nhiêu, với những điều kiện như thế nào thì mức lương đó sẽ được tăng lên và lộ trình phát triển ra sao,…

2.6. Quy trình tuyển dụng:

Để các ứng viên dễ dàng tiếp cận với việc ứng tuyển thì nên thêm phần quy trình tuyển dụng vào trong bản mô tả công việc, cụ thể:

  • Nêu rõ ràng từng bước, từng vòng đăng tuyển
  • Hình thức phỏng vấn: Online hay Offline
  • Cách thức liên lạc: e-mail, số điện thoại
  • Tuyển dụng nhân viên full-time hay part-time,..

3. 4 nguyên tắc khi xây dựng bản mô tả công việc

4 nguyên tắc khi xây dựng bản mô tả công việc
4 nguyên tắc khi xây dựng bản mô tả công việc

Nguyên tắc 1: Người viết bản mô tả công việc phải là Quản lý bộ phận

Hầu hết các doanh nghiệp đều cho rằng những công việc liên quan đến ứng viên, nhân sự là đều phải do bộ phận Nhân sự đảm nhận. Điều đó không sai nhưng không phải tất cả đều đúng. 

Quản lý con người là trách nhiệm thuộc về bộ phận Quản lý chứ không phải bộ phận Nhân sự. Chỉ có bộ phận Quản lý mới thực sự hiểu được vị trí công việc là làm gì và những ứng viên như thế nào mới có thể đáp ứng được yêu cầu vị trí đó.

Tuy nhiên, bộ phận Nhân sự có thể hỗ trợ bằng cách đưa ra hướng dẫn về cách viết hay trình bày một bản mô tả công việc. Hoặc có thể dành thời gian training cho Quản lý bộ phận cách viết bản mô tả công việc hiệu quả, nhấn mạnh tầm quan trọng của tài liệu này đối với họ.

Nguyên tắc 2: Tạo sự cân bằng giữa chi tiết và khái quát

Biết cân bằng giữa chi tiết và khái quát cũng là một yếu tố rất quan trọng. Có nhiều bản mô tả công việc dài như một checklist bao gồm tất cả các công việc của nhân viên. 

Chỉ cần dựa trên mục tiêu của công việc là gì và từ đó xác định những đầu việc chính để đạt được mục tiêu đó. Tránh đề cập những chi tiết quá nhỏ nhặt, khiến bản mô tả công việc dài dòng, lan man.

Nguyên tắc xây dựng bản mô tả công việc đúng chuẩn
Nguyên tắc xây dựng bản mô tả công việc đúng chuẩn

Nguyên tắc 3: Viết bản mô tả cho công việc, không phải cho người nắm giữ công việc đó

Việc viết một bản mô tả công việc rất dễ bị tác động bởi người đang nắm giữ vị trí công việc đó. Có một sự thật là, người đang làm ở một vị trí công việc thường biết và làm nhiều hơn những gì vị trí đó yêu cầu. Có thể vì nhiều lý do như: mong muốn phát triển bản thân, thiếu người làm, có người nghỉ sinh, công việc phát sinh,… dẫn đến một nhân viên kiêm thêm một số công việc không thuộc phạm vi của mình. Do đó, kinh nghiệm làm việc của họ cũng dày dặn hơn rất nhiều.

Ví dụ, với vị trí nhân viên Marketing chỉ cần tối thiều 2 năm kinh nghiệm nhưng có những nhân viên đã làm được 3 – 4 năm và thế là viết vào bản mô tả kinh nghiệm cần tối thiểu là 3 – 4 năm. Việc viết như vậy đâu có phù hợp, vì một ứng viên có 3 – 4 năm kinh nghiệm thì liệu họ có ứng tuyển vào vị trí nhân viên hay không?

Nếu bản mô tả công việc là để viết cho người nắm giữ công việc đó chắc chắn sẽ tạo ra rào cản lớn cho câu chuyện tuyển dụng. Vì không phải ứng viên nào cũng có kinh nghiệm làm việc 3 – 4 năm, đặc biệt là đối với sinh viên mới ra trường.

Nguyên tắc 4: Quan tâm đến vấn đề đo lường công việc

Một bản mô tả công việc không nên quá sa đà vào liệt kê ra những việc mà vị trí đó cần làm mà quên đi nhắc đến kết quả phải đạt được cho công việc. 

Các phương pháp đo lường hiệu quả công việc doanh nghiệp có thể áp dụng:

  • Chỉ số đo lường hiệu suất KPI (Key Performace Indicator): Hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng KPI như một thang đo đánh giá mức độ hiệu quả công việc. KPI có thể được sử dụng ở các cấp độ khác nhau: KPI ở cấp độ vi mô tập trung vào hiệu quả của từng phòng ban, cá nhân trong tổ chức còn KPI ở cấp cao tập trung vào hiệu suất hoạt động của toàn doanh nghiệp.
  • Phương pháp xếp hạng danh mục (Weighted Checklist Methods): Với phương pháp này, quản lý cấp trên hay phòng Nhân sự sẽ tạo danh mục các câu hỏi đánh giá cho từng vị trí ví dụ như:Thực thi công việc được phân công Có/Không, Thường xuyên mắc lỗi Có/Không
  • Phương pháp thang đo dựa trên hành vi: Phương pháp này được sử dụng để đánh giá mức độ thực hiện theo cấp độ. Chẳng hạn như, đánh giá về tình hình hoàn thành công việc đúng thời hạn: Không bao giờ, Thỉnh thoàng, Thường xuyên,…. Luôn luôn.

4. Tạm kết

Qua bài viết này, Hachium muốn nhấn mạnh đến tầm quan trọng của việc xây dựng một bản mô tả công việc. Đây không phải là một nhiệm vụ dễ dàng thực hiện mà cần phải có cách thức thực hiện đúng đắn. Hãy áp dụng những nguyên tắc mà Hachium đã chia sẻ để câu chuyện tuyển dụng không còn gây khó khăn cho doanh nghiệp.

Hachium – Mô hình đào tạo quản trị nội bộ 4.0:

  • Dễ dàng sử dụng, tiết kiệm thời gian
  • Tăng sự tương tác giữa các cấp nhân viên, quản lý cũng như các phòng ban
  • Quản lý mọi quy trình trong doanh nghiệp
  • Không tốn kém chi phí, tích hợp sẵn các phương thức thanh toán