5 lời khuyên cho quy trình đào tạo nhân viên mới thêm hiệu quả

Nhân sự luôn là nền móng của doanh nghiệp và là một yếu tố quan trọng trong mọi quá trình hình thành nên chuỗi giá trị. Việc xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới cần đầu tư kỹ lưỡng bởi đây sẽ là những ấn tượng ban đầu của nhân viên đối với công ty.  Bắt đầu một công việc mới có lẽ là một trong những bước chuyển lớn nhất mà chúng ta trải nghiệm khi trưởng thành. Đúng vậy, nó rất thú vị, nhưng nó luôn gợi chúng ta nhớ một chút về ngày đầu tiên đến trường: sự pha trộn giữa căng thẳng, lo lắng và áp lực. Việc đào tạo nhân viên mới sẽ giúp xua tan đi sự bỡ ngỡ, ngại ngùng, giảm thiểu tối đa những sai sót trong quá trình làm việc 

1. Tại sao một quy trình đào tạo nhân viên mới lại cần thiết?

Biết cách đào tạo nhân viên mới một cách hiệu quả có nghĩa là nhân viên hạnh phúc hơn và tỷ lệ giữ chân tốt hơn. Dưới đây là một vài con số biết nói thể hiện tầm quan trọng của một quy trình đào tạo nhân viên mới:

Theo thống kê, có đến 20% ​​công nhân ở Hoa Kỳ rời bỏ công việc của họ trong vòng 45 ngày kể từ khi thuê (với con số đó tăng vọt lên 50% trong lĩnh vực bán lẻ).

Theo báo cáo của TinyPulse: 91% nhân viên gắn bó ít nhất một năm khi các tổ chức có quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả. 69% trong số họ gắn bó ít nhất ba năm khi các công ty có các chương trình đào tạo nhân viên có hiệu quả.

Bây giờ hãy tưởng tượng rằng 91% nhân viên của bạn ở lại ít nhất một năm và 69% vẫn còn mạnh sau ba năm, đó chính là một thành công trong quy trình đào tạo nhân viên của doanh nghiệp.

Theo một số ước tính, chi phí thay thế nhân viên với thu nhập ít hơn hoặc bằng 30.000 đô la một năm là 16% tiền lương hàng năm của họ. Nhưng đối với nhân viên cấp cao hơn, những người có thu nhập hơn 75.000 đô la, con số đó có thể là 20% mức lương hàng năm hoặc cao hơn. Vì vậy, một khi doanh nghiệp tìm kiếm được những nhân viên phù hợp cho mình, họ sẽ muốn giữ nhân viên, càng lâu càng tốt. Và, một quy trình đào tạo nhân viên mới có đầu tư sẽ mang lại được điều đó.

5 lời khuyên cho quy trình đào tạo nhân viên mới thêm hiệu quả
Nâng cao đào tạo sẽ giữ chân nhân viên lâu hơn

2. Lời khuyên cho quy trình đào tạo nhân viên mới thêm hiệu quả

2.1. Thăm quan văn phòng và giới thiệu về văn hóa doanh nghiệp

Được giới thiệu về không gian làm việc là một trong những điều cơ bản mà một nhân viên mới nhận được những ngày đầu đi làm, trong đó những địa điểm nổi bật tiêu biểu bao gồm phòng vệ sinh và nhà ăn. Nhưng cũng rất quan trọng để chỉ cho một người mới biết những địa điểm ít được biết đến hơn là phòng thư, phòng an ninh, và cả những nơi giúp họ có thể lấy nước uống, pha trà và cafe . Điều này sẽ tạo cho nhân viên mới một cảm giác gần gũi hơn với không gian làm việc chung.

Ngoài ra, để nhân viên mới biết được những văn hóa của doanh nghiệp cũng rất quan trọng. Ví dụ như những buổi Happy Hour chiều thứ Sáu mỗi tuần, hay 15 phút thảo luận về một chủ đề cuộc sống sau mỗi giờ nghỉ trưa, Company trip mỗi năm,… đều cần được giới thiệu với nhân viên mới. Điều này đảm bảo họ sẽ hiểu hơn về văn hóa doanh nghiệp cũng như không bỏ lỡ bất kì hoạt động bổ ích nào.

5 lời khuyên cho quy trình đào tạo nhân viên mới thêm hiệu quả
Thăm quan doanh nghiệp sẽ giúp tăng hiệu quả đào tạo

2.2. Đẩy mạnh việc kết nối

Khi một nhân viên mới gia nhập công ty, họ đương nhiên sẽ được giới thiệu đến mọi người và bắt đầu quá trình làm quen. Nhưng một điều mà bất cứ ai cũng gặp phải trong những ngày đầu : Thật khó để nhớ tất cả những cái tên, vai trò và khuôn mặt mới. Thậm chí trong nhiều doanh nghiệp, nếu các team làm việc độc lập, một thành viên của team này thậm chí không thể nhớ được tên của thành viên team khác dù anh ấy hay cô ấy đã làm việc ở đây đến 6 tháng.

Để việc giới thiệu và làm quen được hiệu quả hơn, hãy tập hợp một danh sách các liên hệ chính và cung cấp một số thông tin cơ bản về tên, chức vụ và vai trò của mỗi người với công ty. Nếu bạn biết về bất kỳ điểm chung phổ biến nào giữa thành viên trong công ty hay trong các nhóm làm việc, bạn có thể giới thiệu điều này với nhân viên mới (ví dụ: Anh A và anh B đều là những người hâm mộ bóng đá hoặc cả hai đều đã có gia đình). Đây sẽ là một cách hữu ích người mới nhớ được các thành viên khác nhanh hơn và bắt đầu khởi động quá trình xây dựng mối quan hệ.

5 lời khuyên cho quy trình đào tạo nhân viên mới thêm hiệu quả
Gia tăng kết nối

2.3. Những bữa ăn và trò chuyện thân mật

Để quy trình đào tạo nhân viên mới trở nên mới mẻ và gần gũi hơn, hãy lên kế hoạch để nhân viên mới tham gia vào những bữa ăn trưa trong vài ngày đầu tiên đi làm, với những nhân viên khác. Trong những ngày đầu tiên, nhân viên mới có thể còn ngại ngùng khi rủ mọi người đi ăn và hãy thử tưởng tượng xem, sẽ không có gì cảm thấy cô đơn hơn là ngồi một mình trong một quán ăn mới. Rủ anh ấy hoặc cô ấy cùng tham gia những bữa ăn, trò chuyện về những điều ngoài công việc như sở thích, gia đình,… có thể giúp người quản lý hay các thành viên trong nhóm hiểu nhân viên của mình hơn. 

Bộ phận nhân sự cũng có thể lên kế hoạch cho Happy Hour mỗi đầu hoặc cuối tuần. Đây là một cơ hội tốt để người mới làm quen với những người khác trong một khung cảnh bình thường.

5 lời khuyên cho quy trình đào tạo nhân viên mới thêm hiệu quả
Tạo sự gần gũi

2.4. Cung cấp tài nguyên cần thiết và đào tạo nội bộ

Đây là một trong những việc hết sức cần thiết trong quy trình đào tạo nhân viên mới. Hãy tổng hợp một danh sách các tài nguyên cần thiết dành cho nhân viên mới như các báo cáo hàng năm, mạng nội bộ và trang web của công ty hay bất kỳ tài liệu có ích cho việc đào tạo.

Các tài liệu này sẽ giúp người mới hiểu hơn về lịch sử hình thành và phát triển, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp, sâu hơn là các kiến thức chuyên môn của chính công việc mà họ đang làm. Điều này đảm bảo họ không bị bỡ ngỡ và “ngợp” bởi khối lượng công việc. Và xét theo yếu tố tinh thần, việc cung cấp các tài liệu cần thiết sẽ gây thiện cảm rất lớn đối với nhân viên mới, vì điều này chứng tỏ doanh nghiệp quan tâm đến quản lí và đào tạo tri thức nội bộ, một điều mà không nhiều các doanh nghiệp để tâm và làm được. Các tài nguyên cần thiết nên được lưu trữ, sắp xếp một cách có hệ thống để việc tìm kiếm trở nên dễ dàng.

5 lời khuyên cho quy trình đào tạo nhân viên mới thêm hiệu quả
Đầu tư vào đào tạo tri thức

2.5. Có mặt khi cần thiết

Một điều tưởng chừng như đơn giản nhưng không thể thiếu để quy trình đào tạo nhân viên mới trở nên hoàn hảo hơn. Vì ngay cả các chuyên viên hay quản lý cấp cao khi đặt chân vào môi trường mới đều có thể cảm thấy bối rối và chưa quen với công việc. Vì vậy, trong những ngày đầu đào tạo, hãy hỏi và khuyến khích nhân viên mới đặt câu hỏi. Sự thoải mái mà người đào tạo tạo ra cho nhân viên mới ở trong công việc tăng lên sẽ đồng nghĩa với việc người nhân viên ấy sẽ hòa mình với nhóm nhanh hơn. Và điều này sẽ giúp họ có thể bắt đầu thực sự lao vào công việc của mình một cách nhanh chóng và thoải mái.

5 lời khuyên cho quy trình đào tạo nhân viên mới thêm hiệu quả
Trao đổi thông tin công việc

3. Kết luận

Bắt đầu một vị trí mới là căng thẳng đối với bất kỳ ai, nhưng là một người quản lý, bạn có thể làm cho quá trình đào tạo nhân viên suôn sẻ hơn rất nhiều. Dành thời gian để giúp nhân viên mới của bạn cảm thấy được chào đón, một cách thoải mái và hỗ trợ nhân viên trong những ngày đầu làm việc là những điều vô cùng cần thiết. Hãy nhớ rằng: Khi doanh nghiệp đầu tư nhiều hơn vào việc đào tạo nhân viên, doanh nghiệp sẽ càng nhanh chóng có một thành viên giỏi và năng nổ, và đó chính là nền móng vững chắc cho bất cứ doanh nghiệp nào để tồn tại và phát triển.

Như đã nói, việc quản lý và đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp là vô cùng cần thiết nhưng lại chưa được nhiều công ty thực sự chú trọng và đầu tư. Đây là cách để doanh nghiệp có một đội ngũ nhân viên giỏi và giữ chân họ trong một thời gian dài, vì thông qua việc đào tạo, nhân viên sẽ thấy rõ những giá trị mình nhận được khi đồng hành cùng công ty. Thấu hiểu được những nhu cầu về đào tạo và quản lý nhân viên, Hachium mang đến cho các doanh nghiệp giải pháp quản lý và đào tạo nội bộ nhanh chóng, tiện lợi và hiệu quả. Chúc các doanh nghiệp luôn thành công.

Mô hình đào tạo quản trị nội bộ 4.0 của Hachium:

  • Dễ dàng sử dụng, tiết kiệm thời gian
  • Tăng sự tương tác giữa các cấp nhân viên, quản lý cũng như các phòng ban
  • Quản lý mọi quy trình trong doanh nghiệp
  • Không tốn kém chi phí, tích hợp sẵn các phương thức thanh toán