Chi phí xây dựng nội dung đào tạo nhân sự online khác với đào tạo truyền thống ở chỗ nó liên quan đến vấn đề công nghệ. Đó là lý do mà mỗi doanh nghiệp cần phải xác định lại chi phí đào tạo khi chuyển sang hình thức đào tạo trực tuyến. Vậy làm thế nào để có thể ước tính chi phí xây dựng nội dung đào tạo nhân sự online chính xác nhất? Trong bài viết này, Hachium sẽ chia sẻ 7 tips xác định chi phí xây dựng nội dung đào tạo nhân sự trực tuyến chắc chắn bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần.

1. Tại sao cần xác định chi phí xây dựng nội dung đào tạo?

Chi phí xây dựng nội dung đào tạo nhân sự có thể thay đổi dựa trên quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Thách thức mà hầu hết các doanh nghiệp đang phải đối mặt là không biết liệu rằng cách phân chia ngân sách của mình đã là một sự đầu tư thông minh hay chưa? 

Doanh nghiệp không nên xem đào tạo đơn giản là một chi phí mà đó là một khoản đầu tư. Nó chỉ trở thành chi phí khi ngân sách bỏ ra cao hơn lợi nhuận thu về. Và thậm chí lợi nhuận vẫn là con số 0. Ngược lại, nếu có một kế hoạch đúng đắn, một chiến lược dài hạn, đào tạo nhân viên sẽ trở thành một khoản đầu tư mang lại lợi nhuận “khổng lồ”. Doanh nghiệp nhanh chóng nhìn thấy doanh thu tăng và chi phí hoạt động giảm đi đáng kể.

Tại sao cần xác định chi phí xây dựng nội dung đào tạo nhân sự
Tại sao cần xác định chi phí xây dựng nội dung đào tạo nhân sự

Hơn thế nữa, hiện nay có ngày càng nhiều doanh nghiệp hướng đến xây dựng nội dung đào tạo online. Điều đó dẫn đến một vấn đề rằng chi phí xây dựng nội dung đào tạo còn liên quan đến công nghệ mà các chương trình đào tạo truyền thống chưa đề cập đến. Như vậy, nếu không có sự tính toán và phân bổ ngân sách ngay từ đầu thì khả năng rất lớn là doanh nghiệp sẽ chi tiêu vượt mức mà không hiệu quả.

2. 7 tips xác định chi phí xây dựng nội dung đào tạo nhân sự online

2.1. Phân tích nhu cầu đào tạo TNA (training needs analysis)

Trước khi đi vào xây dựng nội dung đào tạo, phải phân tích nhu cầu đào tạo. Đây là lúc mà bộ phận L&D thực hiện nhiệm vụ của mình. Bộ phận L&D cần chỉ ra đâu là lỗ hổng kiến thức, kỹ năng của đội ngũ nhân viên.

Với đào tạo trực tuyến, bộ phận L&D còn phải trả lời lần lượt các câu hỏi. Doanh nghiệp cần thuê ngoài phần mềm công nghệ như thế nào nào? Nhà cung cấp phần mềm có thể làm gì giải quyết vấn đề đó? Nếu thuê ngoài thì sẽ liên quan đến những loại chi phí nào? Và từ đó đưa ra kết luận đây có thực sự xứng đáng là một khoản đầu tư của doanh nghiệp hay không.

Phân tích nhu cầu đào tạo TNA
Phân tích nhu cầu đào tạo TNA

Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng dịch vụ Phân tích Nhu cầu Đào tạo của nhà cung cấp giải pháp công nghệ giúp phát hiện vấn đề và khắc phục sự cố. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần làm rõ xem chi phí đó đã được bao gồm trong giá chưa hay sẽ tính thành một khoản phí bổ sung (thường thì sẽ tính thành một khoản bổ sung). Tuy nhiên, một lời khuyên cho các doanh nghiệp rằng, nên giao nhiệm vụ TNA cho bộ phận L&D vì như vậy doanh nghiệp mới hiểu rõ được những vấn đề mà mình đang gặp phải.

2.2. Kiểm duyệt nội dung đào tạo hiện có

Bất kì khi nào bắt đầu một dự án đào tạo nội bộ mới, điều đầu tiên cần làm là kiểm duyệt lại kho nội dung hiện có. Quá trình kiểm duyệt đó là để xét xem nội dung nào có thể được sử dụng lại. Nhiều doanh nghiệp không nhận ra rằng đa số nội dung đào tạo hiện có đều có thể được sử dụng lại cho đào tạo trực tuyến.

Kiểm duyệt nội dung đào tạo hiện có
Kiểm duyệt nội dung đào tạo hiện có

Ồ ạt tạo nội dung bài giảng hoàn toàn mới cho mỗi khóa đào tạo là đang lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp. Ví dụ, xem lai nội dung tài liệu, video bài giảng của khóa đào tạo trước. Xét xem nội dung đó có còn phù hợp, nếu phù hợp thì tái sử dụng nguồn tài liệu đó để cắt giảm chi phí.

Một sự kiểm duyệt nội dung đào tạo chuyên sâu giúp tính toán chi phí cần bỏ ra để cải thiện kiến thức, phát triển kỹ năng của nhân viên để có được ROI cao nhất. Nội dung hiện có có thể thiếu sự phân chia cho các phòng ban hay hoàn toàn bỏ qua một kỹ năng làm việc mà nhân viên cần để cải thiện hiệu suất công việc.

2.3. Vạch ra các mốc thời gian của chương trình đào tạo

Vạch ra quy trìnhtừng cột mốc thời gian áp dụng là một phần không thể thiếu của quá tình phân chia ngân sách. Đó là từng mốc thời gian trả lời câu hỏi:

  • Nhà cung cấp giải pháp công nghệ cần bao lâu để tạo nội dung đào tạo trực tuyến?
  • Doanh nghiệp nên dành bao nhiêu thời gian để triển khai đào tạo trực tuyến?
  • Nhân viên có cần thời gian làm quen với công cụ đào tạo trực tuyến mới?
  • Nhân viên sẽ mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành chương trình đào tạo trực tuyến?
Vạch ra các mốc thời gian của chương trình đào tạo
Vạch ra các mốc thời gian của chương trình đào tạo

Thời gian của chương trình đào tạo cũng là một yếu tố ảnh hưởng đến tùy chỉnh ngân sách doanh nghiệp. Ví dụ, nếu nhân viên có khả năng tiếp thu nhanh, điều này có thể tiết kiệm nhiều ngân sách hơn cho phát triển một nội dung đào tạo mới hay các dịch vụ đào tạo trực tuyến khác.

2.4. Sử dụng bảng phân chia ngân sách theo nội dung

Bản phân chia nội dung có nhiệm vụ chỉ ra tất cả hoạt động, module, và các công cụ hỗ trợ mà doanh nghiệp cần đưa vào ngân sách chi tiêu cho phần mềm điện tử. Một bản kế hoạch xây dựng nội dung đào tạo được phác thảo ở giai đoạn thiết kế chương trình. Tuy nhiên, bảng phác thảo nội dung này cũng là một công cụ hỗ trợ tính chi phí phát triển khóa đào tạo trực tuyến. Vì nó là bản phác thảo trực quan nhất về mọi thứ cần để tối đa hóa lợi ích đào tạo trực tuyến cho nhân viên.

Sử dụng bảng phân chia chi phí xây dựng nội dung đào tạo nhân sự theo nội dung
Sử dụng bảng phân chia chi phí xây dựng nội dung đào tạo nhân sự theo nội dung

Có thể lấy một ví dụ, chẳng hạn một doanh nghiệp phải thuê một nhà cung cấp tùy chỉnh nội dung đào tạo cho 3 kỹ năng mới. Doanh nghiệp đó có thể chi bao nhiêu cho mỗi một loại kỹ năng? Doanh nghiệp có thể sử dụng lại tài liệu nào từ nguồn tài nguyên hiện có? Doanh nghiệp có thể giải quyết nội bộ nhiệm vụ nào mà không phải thuê ngoài hay không?

2.5. Xem xét tính hiệu quả của nội dung đào tạo

Phát triển nội dung đào tạo nhân viên trực tuyến chỉ mới chỉ là bước khởi đầu. Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp cũng phải xem xét tính hiệu quả của khóa đào tạo. Tính hiệu quả ấy được thể hiện dưới dạng hiệu suất mức độ tuân thủ của nhân viên.

Sẽ có những nội dung đào tạo trở nên không cần thiết hoặc có một số kỹ năng mới cần được cải thiện. Đây cũng là một phần cần được tính vào ngân sách. Trong một số trường hợp, nhà cung cấp E-Learning có thể đã bao gồm các đánh giá định kỳ của nhân viên trong giá cả được thỏa thuận ban đầu. Hoặc nếu không thì doanh nghiệp cũng có thể thuê dịch vụ của nhà cung cấp phần mềm để đánh giá nội dung đào tạo.

2.6. Yêu cầu nhà cung cấp E-learning báo giá

Đương nhiên, trước khi thuê một phần mềm nào đó thì doanh nghiệp đã nghiên cứu kỹ về nó rồi mới muốn được báo giá về dịch vụ. Việc báo giá trước này tạo ra 2 lợi thế. Lợi thế đầu tiên là doanh nghiệp tìm ra các công ty E-Learning làm việc trong mức có khả năng chi trả của mình. Lợi thế thứ hai là doanh nghiệp có thể mở rộng bảng chi phí phát triển nội dung đào tạo của mình dựa trên bảng phân tích được chia thành từng khoản của họ. 

Yêu cầu nhà cung cấp phần mềm công nghệ báo giá
Yêu cầu nhà cung cấp phần mềm công nghệ báo giá

Ví dụ, có nhiều doanh nghiệp cữ ngỡ rằng thuê ngoài là được sử dụng trọn gói mà không có dịch vụ phát sinh. Tuy nhiên, trên thực tế, các dịch vụ hỗ trợ là chi phí bổ sung so với giá cơ bản đã được thỏa thuận ban đầu. Do đó, yêu cầu báo giá trực tiếp để giúp doanh nghiệp so sánh danh sách chi phí phát triển nội dung E-learning để đảm bảo mọi chi phí đều được tính đến.

2.7. Tổ chức cuộc họp nội bộ đánh giá rủi ro

Một cá nhân trong doanh nghiệp không thể biết tất cả các rào cản phát triển của doanh nghiệp mình. Nhưng khi nhiều người từng trải nghiệm cùng đưa ra ý kiến thì việc đánh giá rủi ro cũng như chi phí ẩn được xác định một cách khách quan hơn.

Ngoài những cuộc họp nội bộ, người đứng đầu doanh nghiệp cần thiết lập một cuộc họp bàn bạc với đối tác phần mềm để ngăn tình trạng chi tiêu vượt mức. Sẽ luôn xảy ra sai sót trong kiểm toán khi doanh nghiệp thuê ngoài phần mềm điện tử. Có thể doanh nghiệp đã quên bao gồm gia hạn cấp phép phần mềm trực tuyến hoặc phí chuyển đổi nội dung E-learning. Với vấn đề này, tốt nhất là cần có một khoản tiền nhàn rỗi thường xuyên trong ngân sách và thường xuyên tổ chức các cuộc họp ngắn. 

Tổ chức cuộc họp nội bộ đánh giá rủi ro & chi phí ẩn
Tổ chức cuộc họp nội bộ đánh giá rủi ro & chi phí ẩn

Thảo luận về những trục trặc trong dự án của công ty và cách chúng ảnh hưởng đến chi phí phát triển nội dung đào tạo trực tuyến. Thường xuyên trao đổi với các nhà cung cấp dịch vụ điện tử trong để đảm bảo bảng chi phí được cả hai bên năm giữ chính xác. Cuối cùng, doanh nghiệp phải luôn luôn đánh giá số tiền cần cho mỗi cột mốc hoặc nhiệm vụ cao hơn một chút so với thực tế.

3. Tạm kết

Không lên kế hoạch và phân bổ ngân sách hợp lý ngay từ đầu là sai lầm mà hầu hết các doanh nghiệp đang mắc phải. Điều đó sẽ dễ dàng dẫn đến bội chi ngân sách công ty mà chương trình đào tạo không mang lại hiệu quả. Thuê ngoài một nền tảng giải quyết vấn đề công nghệ là sự đầu tư thông minh. Khi đó, bên cung cấp chịu trách nhiệm với mọi vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng. Bởi vậy mới nói, nếu không phải là một công ty công nghệ thì sử dụng một nền tảng công nghệ có sẵn là một sự lựa chọn khôn ngoan.