Từ điển năng lực là tập hợp các năng lực được chuẩn hóa và áp dụng chung cho mọi chức danh công việc tại doanh nghiệp. Thay vì chỉ dựa vào kinh nghiệm của bản thân, nhà tuyển dụng nên xây dựng bộ từ điển năng lực (phổ biến nhất là theo mô hình ASK) để đánh giá hai đối tượng nhân sự: ứng viên tuyển dụng và nhân viên trong doanh nghiệp.

1. Từ điển năng lực là gì?

Từ điển năng lực là tập hợp các năng lực được chuẩn hóa và áp dụng chung cho mọi chức danh công việc tại doanh nghiệp/tổ chức, đảm bảo phù hợp với giá trị cốt lõi, văn hóa và đặc thù tính chất công việc.

Từ điển năng lực là gì?
Từ điển năng lực là gì?

Những bộ từ điển năng lực được sử dụng phổ biến nhất hiện nay đều được xây dựng dựa trên mô hình năng lực ASK, gồm 3 nhóm chính:

  • Knowledge (Kiến thức): Thuộc về năng lực tư duy
  • Skill (Kỹ năng): Thuộc về kỹ năng thao tác
  • Attitude (Thái độ/Phẩm chất): Thuộc về phạm vi tình cảm, cảm xúc

Kết cấu của từ điển năng lực gồm 4 nhóm chức năng chính như sau:

  • Nhóm năng lực chung: là văn hóa và năng lực cốt lõi của tổ chức mà tất cả cá nhân trong tổ chức phải có và thể hiện được trong quá trình làm việc.
  • Nhóm năng lực chuyên môn/đặc thù: là kiến thức, kỹ năng,… mang tính đặc thù cho vị trí công việc hoặc bộ phận mà cá nhân cần có để có thể đảm nhận vị trí công việc đó.
  • Nhóm năng lực quản lý: yêu cầu đối với các vị trí công việc có tính chất quản lý như hoạch định, tổ chức, giám sát, đánh giá, điều phối nguồn lực (ngân sách, con người),…
  • Nhóm năng lực theo vai trò: là các năng lực ứng dụng cho các vị trí cụ thể trong tổ chức

2. Xây dựng bộ từ điển năng lực cho doanh nghiệp

Mỗi tổ chức có một bộ từ điển năng lực đặc trưng phù hợp với chiến lược kinh doanh và văn hóa doanh nghiệp. Đối với mỗi cấp nhân viên, doanh nghiệp cần xây dựng khung năng lực yêu cầu cho từng cấp bậc vị trí công việc:

Xây dựng bộ từ điển năng lực cho doanh nghiệp
Xây dựng bộ từ điển năng lực cho doanh nghiệp

Toàn bộ nhân viên (All emloyees):

  • Giá trị và đạo đức (Values and Ethics): là khả năng thực hiện và hỗ trợ các nguyên tắc, giá trị của tổ chức.
  • Nhận thức về tổ chức (Organizational Awareness): phản ánh mức độ hiểu biết về các khía cạnh khác nhau của tổ chức bao gồm cách thức hoạt động, cấu trúc, văn hóa doanh nghiệp, các vấn đề chính trị, xã hội và kinh tế ảnh hưởng đến tổ chức.
  • Dịch vụ khách hàng (Customer Service): là khả năng cung cấp, hỗ trợ cho khách hàng cả trước và sau khi mua hàng để họ đạt được trải nghiệm tốt nhất.
  • Giao tiếp (Communication): phản ánh khả năng trao đổi thông tin giữa các cá nhân, bao gồm nhận tiếp thông tin, nghe hiểu, phản hồi với người khác và có thể biến chúng thành hành động.
  • Đánh giá sự đa dạng ( Valuing Diversity): phản ánh khả năng hiểu và tôn trọng các tập quán, phong tục và giá trị của các cá nhân và nền văn hóa khác.

Người có chuyên môn (Professional/ Technical)

  • Tư duy phân tích (Analytical Thinking): là hiểu vấn đề bằng cách tách biệt một khối tổng thể thành những phần nhỏ để phân tích và xác định mối quan hệ giữa chúng.
  • Quản lý xung đột (Conflict Mangement): là thực hiện những hành động để xác định và xử lý xung đột một cách hợp lý, công bằng và hiệu quả.
  • Quản trị rủi ro (Risk Management): là khả năng nhận dạng, phân tích, đo lường, đánh giá rủi ro, để từ đó tìm ra biện pháp kiểm soát, khắc phục hậu quả của rủi ro đến hoạt động kinh doanh.
  • Tổ chức và lên kế hoạch (Organizing and Planning): là khả năng lập kế hoạch và tổ chức thời gian hiệu quả để: đạt được mục tiêu, ưu tiên các nhiệm vụ, phân bổ thời gian và nguồn lực.
  • Làm việc nhóm và hợp tác (Teamwork and Cooperation): phản ánh khả năng làm việc hợp tác với người khác như làm việc nhóm, hỗ trợ và hợp tác lẫn nhau.

Nhà lãnh đạo (Leaders)

  • Tầm nhìn, tư duy chiến lược và sự đổi mới (Visioning, Strategic Thinking and Innovation): là đặt câu hỏi về cách tiếp cận thông thường, thử nghiệm và phát triển các ý tưởng mới để giải quyết thách thức.
  • Tạo dựng mối quan hệ (Networking/ Relationship Building): khả năng tìm kiếm và duy trì các mối quan hệ làm việc hoặc mạng lưới quan hệ cho mục tiêu của doanh nghiệp. 
  • Ra quyết định (Decision Making): là khả năng giải quyết vấn đề nhằm mục đích cuối cùng là mang lại một lựa chọn, giải pháp được coi là tối ưu nhất.
  • Phát triển người khác (Developing Others): là khả năng thúc đẩy việc học tập hoặc phát triển lâu dài của nhân viên khác dựa trên nhu cầu hoạt động và mục tiêu tương lai. 
  • Quản trị đổi mới (Managing Change): là khả năng thiết lập, thực hiện, nuôi dưỡng và cải tiến liên tục hệ thống quản lý

3. Tại sao cần xây dựng bộ từ điển năng lực?

Tại sao cần xây dựng bộ từ điển năng lực
Tại sao cần xây dựng bộ từ điển năng lực

Đối với tuyển dụng

Bộ từ điển năng lực giúp sàng lọc và lựa chọn ứng viên tiềm năng cho doanh nghiệp. Những tiêu chí đó có thể được coi là khuôn mẫu cho nhà tuyển dụng sử dụng để đăng tuyển, phỏng vấn và lựa chọn ứng viên thực sự phù hợp với vị trí công việc. Hơn nữa, bộ từ điển năng lực đóng vai trò vô cùng quan trọng trong chiến lược Talent Acquisition của doanh nghiệp. Vì nó xác định được đâu là chân dung ứng viên tiềm năng mà doanh nghiệp đang hướng đến.

Đối với đào tạo nhân viên

Một bộ từ điển năng lực được chuẩn hóa sẽ là cơ sở để xác định những yếu tố còn thiếu xót trong quá trình đào tạo nhân sự. Bên cạnh đó, nó còn là trợ thủ đắc lực trong xây dựng phướng hướng đào tạo giúp nâng cao kỹ thuật chuyên môn cho đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp.

Đối với đánh giá năng lực nhân viên

Từ điển năng lực là tiêu chuẩn đánh giá chính xác năng lực của nhân viên một cách khách quan nhất. Nó còn là cơ sở cho đào tạo nhân viên nội bộ, để từ đó đề ra lộ trình thăng tiến, sự phát triển công việc phù hợp cho nhân viên với từng vị trí trong doanh nghiệp. Không ít doanh nghiệp dựa vào bậc thang năng lực để đề xuất mức lương, thưởng,.. cho phù hợp với cấp độ năng lực.

4. Khó khăn trong quá trình xây dựng từ điển năng lực

Doanh nghiệp nên xây dựng bộ từ điển năng lực dựa trên kinh nghiệm của những doanh nghiệp đi trước bới quá trình xây đó có thể gặp nhiều vấn đề:

  • Định hướng phát triển, chiến lược kinh doanh, giá trị cạnh tranh cốt lõi không rõ ràng; mục đích, mục tiêu triển khai không cụ thể, bất khả thi
  • Thiếu sự cam kết và quyết tâm của Lãnh đạo; thiếu cán bộ có chuyên môn, kỹ năng và kinh nghiệm về xây dựng khung năng lực
  • Gặp phải tình trạng “đẽo cày giữa đường” do bộ phận Nhân sự đảm nhận nhưng quá tải công việc
  • Đưa ra tiêu chuẩn năng lực quá lực quá cao hoặc quá thấp so với thực tiễn.

Tạm kết

Một mô hình khung năng lực được chuẩn hóa sẽ hướng đến cả hai đối tượng nhân sự: ứng viên tuyển dụng và nhân viên trong công ty. Trong thời đại HR 4.0, năng lực chính là điều kiện tiên quyết để quyết định lựa chọn ứng viên và hợp tác lâu dài. Bởi vậy, doanh nghiệp cần xây dựng cho mình bộ từ điển năng lực để làm khung tham chiếu giúp lựa ứng viên phù hợp và đánh giá đúng năng lực của nhân viên. Các doanh nghiệp có thể tham khảo những khung năng lực yêu cầu đối với từng cấp bậc vị trí công việc mà Hachium đã chia sẻ trong bài viết này .