Xây dựng kế hoạch đào tạo

Một kế hoạch đào tạo toàn diện giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng bằng việc tạo ra đội ngũ nhân sự tinh nhuệ và đồng đều về năng lực. Tuy nhiên, để xây dựng được một kế hoạch đào tạo nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp là một nhiệm vụ không hề dễ dàng. Trong bài viết này, Hachium sẽ chỉ ra cách xây dựng một kế hoạch đào tạo nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp.

1. Tầm quan trọng của kế hoạch đào tạo

Theo Aaron De Smet, Monica Mcgurk và Elizabeth Schwartz – McKinsey&Company, rất nhiều công ty trên thế giới chi tới 100 tỷ USD/ năm cho việc đào tạo nội bộ nhân viên để cải thiện năng suất làm việc. Theo đó, các nội dung được đào tạo chủ yếu liên quan đến: kỹ năng giao tiếp, kỹ thuật bán hàng, cách thức quản lý thời gian và tăng hiệu suất công việc,…

 Trong bài nghiên cứu của Bersin by Deloitte, doanh nghiệp có văn hóa đào tạo mạnh mẽ và kế hoạch phát triển nhân sự bài bản sẽ hoạt động hiệu quả hơn, cụ thể:

  • 46% doanh nghiệp đã nâng cao cơ hội tiên phong trong thị trường
  • 37% doanh nghiệp gia tăng hiệu suất làm việc
  • 58% doanh nghiệp tăng khả năng đáp ứng nhu cầu trong tương lai
Tầm quan trọng của kế hoạch đào tạo
Tầm quan trọng của kế hoạch đào tạo

Như vậy có thể thấy, các doanh nghiệp trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng đều quan tâm đến việc xây dựng cho doanh nghiệp của mình một kế hoạch đào tạo nhân sự phù hợp. Tuy nhiên, trong một cuộc khảo sát gần đây của McKinsey, chỉ có một phần tư số người được hỏi cho biết rằng các chương trình đào tạo của họ thật sự cải thiện hiệu quả kinh doanh. Vậy cần phải xây dựng một kế hoạch đào tạo như thế nào thì mới đem lại được hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp?

2. Các bước lập kế hoạch đào tạo

2.1. Phân tích nhu cầu đào tạo – TNA (Training Needs Analysis)

Một TNA cơ bản bao gồm 3 thành phần: Phân tích tổ chức/chiến lược, phân tích chức năng/nhiệm vụ và phân tích cá nhân.

Người phụ trách kế hoạch đào tạo sẽ căn cứ vào 3 nhu cầu trên kết hợp với mức độ ưu tiên của doanh nghiệp trong từng giai đoạn để đưa ra kế hoạch đào tạo phù hợp.

Phân tích nhu cầu đào tạo (TNA)
Phân tích nhu cầu đào tạo (TNA)

2.2. Xây dựng kế hoạch đào tạo và tổ thức thực hiện (Training Plan)

Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo
Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo

Một kế hoạch đào tạo càng cụ thể thì tỉ lệ thành công của khóa đào tạo càng cao. Sau khi kế hoạch đào tạo đã được phê duyệt, nhân viên phụ trách đào tạo lên kế hoạch cụ thể để tiến hành tổ chức đào tạo theo các bước như sau:

Bước 1: Trong bước này, người phụ trách phải đưa ra một bản thảo chi tiết về kế hoạch chương trình đào tạo. Bản thảo phải thật chi tiết và cụ thể để trình lên cho Trưởng Bộ phận nhân sự và Tổng Giám đốc xét duyệt.

  • Xác định mục tiêu đào tạo
  • Tìm hiểu, xác định đối tượng đào tạo
  • Sơ phác chương trình đào tạo
  • Chọn giảng viên và thống nhất nội dung, phương pháp, thời lượng của chương trình đào tạo và địa điểm đào tạo
  • Dự kiến chi phí đào tạo
  • Lập đề xuất trình Trưởng Bộ phận Nhân sự và Tổng Giám đốc xét duyệt để tiến hành thực hiện. Tùy theo nội dung đào tạo, các bước trên có thể thay đổi thứ tự hoặc giản lược để phù hợp với tình hình hoạt động của Công ty.

Bước 2: Sau khi bản kế hoạch đã được Trưởng Bộ phận Nhân sự và Tổng Giám đốc xét duyệt, nhân viên phụ trách đào tạo có trách nhiệm thực hiện chương trình đào tạo từ khâu lên thời khóa biểu cho đến khi khóa đào tạo được hoàn thành.

  • Lên thời biểu đào tạo
  • Dự thảo và đề xuất ký hợp đồng đào tạo (nếu có)
  • Ra thông báo
  • Lập danh sách chính thức trình Tổng Giám đốc duyệt 
  • Tiến hành thực hiện khóa đào tạo
  • Thanh toán học phí (học phí chỉ được thanh toán khi có hóa đơn tài chính hoặc biên lai thu phí do Tổng cục thuế phát hành hoặc hợp đồng đào tạo cá nhân nhưng phải có sự chấp thuận của Tổng Giám đốc)

2.3. Đánh giá hiệu quả của công tác đào tạo

Đây là bước cuối cùng và là bước vô cùng quan trọng để hoàn thiện một kế hoạch đào tạo. Khi chương trình đào tạo kết thúc, cần thu thập ý kiến của nhân viên để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của chương trình để từ đó rút kinh nghiệm cho những chương trình đào tạo sau này.

Các doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả đào tạo bằng Mô hình KikPatrick gồm 4 cấp độ như sau:

  • Phản ứng (Reaction): Nhận biết các phản ứng của học viên ngay sau khóa học về việc giảng dạy.
  • Học hỏi (Learning): Kiểm tra kiến thức/ kỹ năng của học viên tiếp thu ngay sau khóa học.
  • Hành vi (Behaviour): Đánh giá mức độ cải thiện trong kết quả công việc của học viên.
  • Kết quả (Result): Đánh giá mức độ cải thiện trong kết quả hoạt động của doanh nghiệp.


Đánh giá hiệu quả đào tạo bằng mô hình KikPatrick

Đánh giá hiệu quả đào tạo bằng mô hình KikPatrick

3. Bộ công cụ lập kế hoạch đào tạo

3.1. Mẫu phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo

Mỗi nhân viên trong công ty đều có thể mong muốn được đào tạo về những lĩnh vực khác nhau. Do vậy, việc khảo sát trước nhu cầu được đào tạo của nhân viên là nhiệm vụ hàng đầu cần phải thực hiện khi muốn xây dựng một kế hoạch đào tạo hoàn chỉnh.

Mẫu phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo
Nguồn: Học viện quản trị HRD Academy

3.2. Mối quan tâm của các bên

Các cấp, phòng ban trong doanh nghiệp đều có những mối quan tâm đến quá trình lập kế hoạch này. Nhiệm vụ của họ là phải phân tích xem có thực sự cần thiết phải tổ chức chương trình đào tạo hay không và nếu có thì phải thực hiện như thế nào mới mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp?

Mối quan tâm của các bên
Nguồn: Học viện quản trị HRD Academy

3.3. Bộ câu hỏi phỏng vấn và ma trận ưu tiên

Việc tham khảo ý kiến từ các phòng ban, các cấp quản lý hay từ những cá nhân nhân viên giúp chương trình đao tạo trở nên thiết thực và giải quyết được vấn đề hiện tại của chính doạn nghiệp. Khi đã thu thập được ý kiến, cần phải phân loại chúng vào ma trận ưu tiên để thấy vấn đề nào cần được giải quyết trước nhất.

Bộ câu hỏi phỏng vấn nhu cầu đào tạo
Nguồn: Học viện quản trị HRD Academy


MA TRẬN ƯU TIÊN

Ma trận ưu tiên
Nguồn: Học viện quản trị HRD Academy

Sau khi có kết quả phân tích, Phòng L&D cần hoạch định chương trình đào tạo năm dựa trên 4 thứ tự ưu tiên trên. Dựa vào nguồn lực & chiến lược của đơn vị, Phòng L&D sẽ xây dựng Kế hoạch đào tạo.

3.4. Mẫu kế hoạch đào tạo

Một mẫu kế hoạch đào tạo trình bày chi tiết những thông tin về khóa đào tạo của doanh nghiệp sau khi bản kế hoạch đào tạo đã được thông qua. Nhờ có mẫu kế hoạch đào tạo này, nhân viên có thể dễ dàng theo dõi tham gia chương trình đào tạo. Người phụ trách cần nhớ rằng một mẫu kế hoạch đào tạo càng cụ thể càng tốt.

Mẫu kế hoạch đào tạo
Nguồn tham khảo: Học viện quản trị HRD Academy

4. Tạm kết

 Xây dựng được một chương trình đào tạo toàn diện là chìa khóa dẫn đến thành công của chiến lược đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Doanh nghiệp cần biết cách tạo ra đội ngũ nhân lực tinh nhuệ để làm nền tảng mở lối cho sự phát triển của chính mình. Hãy áp dụng các bước Hachium đã đề cập để xây dựng được một kế hoạch đào tạo phù hợp cho doanh nghiệp.    

Sau khi đã có một bản kế hoạch đào tạo nội bộ toàn diện, làm thế nào để có thể biến nó thành một mô hình đào tạo quản trị nội bộ 4.0 để có thể áp dụng lâu dài và hiệu quả cho doanh nghiệp? Hachium chính là giải pháp có thể giải quyết mọi vấn đề đào tạo nội bộ của doanh nghiệp.

                               
Mô hình đào tạo quản trị nội bộ 4.0 của Hachium:

  • Dễ dàng sử dụng, tiết kiệm thời gian
  • Tăng sự tương tác giữa các cấp nhân viên, quản lý cũng như các phòng ban
  • Quản lý mọi quy trình trong doanh nghiệp
  • Không tốn kém chi phí, tích hợp sẵn các phương thức thanh toán