Tuyển dụng vẫn luôn được coi là “một bài toán ” khó mà ít doanh nghiệp có lời giải chính xác. Để giải bài toán này, bước đầu tiên nhà tuyển dụng cần làm là xây dựng một kế hoạch tuyển dụng nhân sự thực sự tốt. Vậy kế hoạch tuyển dụng là gì? Kế hoạch tuyển dụng tốt sẽ đem lại lợi ích gì? Làm thế nào để xây dựng một kế hoạch tuyển dụng tốt? Hãy cùng tìm hiểu với bài viết dưới đây.

1.Kế hoạch tuyển dụng là gì?

Kế hoạch tuyển dụng đề cập đến một chiến lược được thiết kế để tuyển dụng nhân viên cho doanh nghiệp. Nó hoạt động như một dòng thời gian các sự kiện để tìm kiếm các ứng viên đủ tiêu chuẩn trong khi giảm thiểu số thời gian chết của công ty.(Nguồn: Talent Lyft)

2.Vai trò của kế hoạch tuyển dụng.

Tuyển dụng một nhân viên mới khá tốn kém thời gian,công sức và tiền bạc đặc biệt khi nhà tuyển dụng không có định hướng rõ ràng. Một kế hoạch tuyển dụng được định trước sẽ giúp nhất quán mục tiêu tuyển dụng và định hướng từng đường đi nước bước cho doanh nghiệp. Những khó khăn,chi phí cũng như thời gian bỏ ra sẽ được giảm bớt nếu nhà tuyển dụng có một kế hoạch tuyển dụng tốt.

Kế hoạch tuyển dụng
Vai trò của kế hoạch tuyển dụng

3. 5 Bước xây dựng kế hoạch tuyển dụng

Bước 1: Phân tích nhu cầu tuyển dụng.

Bước đầu tiên trong xây dựng kế hoạch là xác định nhu cầu tuyển dụng, bắt đầu bằng cách phân tích sự phát triển của công ty, tỷ lệ turnover rate, xem xét các yếu tố quan trọng như doanh thu, các chương trình khuyến mại dự kiến,… vì chúng đều ảnh hưởng đến nhu cầu tuyển dụng. Ví dụ như nếu turnover rate đang tăng cao, nhà tuyển dụng sẽ phải tuyển nhiều hơn số lương ứng viên mong muốn thực tế phòng trường hợp nhân viên mới vào nghỉ việc.

Kế hoạch tuyển dụng
Phân tích nhu cầu tuyển dụng

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần xem xét các vấn đề trong từng bộ phận, vai trò nào, vị trí nào sẽ cần tăng cường và tại sao. Có thể là một thành viên chủ chốt của đội sắp rời đi? Hay một dự án mới sắp được khởi động? Bằng cách tìm hiểu những điều còn thiếu sót của từng bộ phận trong công ty, các kẽ hở trong nhân sự, nhà tuyển dụng sẽ xác định được những tiêu chuẩn cần có của ứng viên mới để có thể bù đắp lại những lỗ hổng và giải quyết khó khăn của công việc trong tương lai.

Bước 2: Lên lịch tuyển dụng.

Với việc phân tích nhu cầu tuyển dụng ở trên, công ty có thể ước tính được số lượng nhân viên và khoảng thời gian cần đến họ. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng dự đoán được nhu cầu trong tương lai để chuẩn bị cho chúng. Ví dụ: Nếu doanh nghiệp cần nhân lực mới trong quý 3 thì nhà tuyển dụng sẽ phải chuẩn bị từ quý 2 để đảm bảo đúng hiệu suất và thời gian.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng lịch tuyển dụng đầy đủ cho năm. Lịch tuyển dụng nên bao gồm các vị trí cần tuyển trong mỗi quý, tổng số đầu người cho mỗi bộ phận và thời gian bắt đầu tuyển dụng cho mỗi vòng tuyển. Lựa chọn thời gian phù hợp sẽ tránh cho việc để ứng viên phải chờ đợi quá lâu, đồng thời nó thể hiện sự chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng.

Bước 3: Xây dựng ngân sách tuyển dụng.

Dựa trên số lượng nhân sự cần tuyển và chi phí tuyển dụng các năm trước mà doanh nghiệp có thể ước tính được ngân sách cần bỏ ra trong kì. Nhà tuyển dụng nên ghi nhớ các chi phí khác nhau liên quan đến quy trình tuyển dụng để tính toán ngân sách trong tương lai.

Kế hoạch tuyển dụng
Ngân sách tuyển dụng

Một số chi phí tuyển dụng phổ biến bao gồm:

  • Quảng cáo trên các kênh phương tiện truyền thông: Giá quảng cáo thường khá đắt đỏ so với việc đăng bài trên các kênh tuyển dụng thông thường nhưng sẽ mang lại hiệu quả cao hơn. Nếu doanh nghiệp lớn, có website công ty tin cậy có thể hạn chế được chi phí này, còn những doanh nghiệp nhỏ nên cân nhắc.
  • Chi phí tổ chức hội trợ và tuyển dụng tại trường: Doanh nghiệp có thể liên kết với các công ty hay nhà tài trợ khác cùng tổ chức buổi tuyển dụng để tiết kiệm thêm được phần nào ngân sách.
  • Chi phí xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng: Xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng cần một khoảng thời gian dài cùng với một lượng tiền lớn, tuy nhiên việc xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng mang lại lợi ích về lâu về dài.
  • Lương cho nhân viên tuyển dụng: Chi phí cho bộ phận tuyển dụng là một chi phí lớn và rất khó để hạn chế được mức chi phí này.

Bước 4: Thiết lập quy trình tuyển dụng

Một quy trình tuyển dụng khoa học và hợp lý sẽ giúp nhà tuyển dụng cạnh tranh được các đối thủ trên thị trường để thu hút được những ứng cử viên sáng giá. Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng cho mình quy trình tuyển dụng nội bộ tốt theo lộ trình rõ ràng. Mỗi nhà tuyển dụng sẽ lựa chọn cho mình một cách tuyển dụng khác nhau, tuy nhiên một quy trình tuyển dụng nhân sự hoàn chỉnh nên đầy đủ các bước:

  • Chuẩn bị tuyển dụng: Nhà tuyển dụng cần chuẩn bị phần giới thiệu ngắn gọn về công ty với những thông tin cơ bản nhất như lĩnh vực, văn hóa, con người và bản mô tả từng vị trí cụ thể.
  • Thông báo tuyển dụng: Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều kênh đăng tin khác nhau để thông báo đến các ứng viên.
  • Tiếp nhận và tiến hành lọc hồ sơ: Có hai phương thức nộp hồ sơ là trực tiếp hoặc trực tuyến. Nhà tuyển dụng cần đảm bảo tiếp nhận đủ hết các hồ sơ nộp vào tránh trường hợp bỏ sót.
  • Phỏng vấn và kiểm tra trình độ: Đây là một bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng. Bước này giúp nhà tuyển dụng đánh giá lại trình độ, kĩ năng, kinh nghiệm hay những yếu tố khác của ứng viên có đáp ứng công việc hay không.
  • Thử việc: Thử việc là quá trình theo luật đề ra, trong đó luật cho phép công ty đặt một khoảng thời gian làm việc thử thách cho người lao động, để nhận ra liệu cả hai bên có phù hợp dẫn đến mối quan hệ cộng tác lâu dài.
  • Quyết định tuyển dụng: Sau thời gian thử việc, nhà tuyển dụng đi đến quyết định tuyển dụng cuối cùng, chọn ra những thí sinh xuất sắc nhất và kết thúc quy trình tuyển dụng.

Bước 5: Đánh giá và hiệu chỉnh kế hoạch phù hợp

Sau mỗi kì tuyển dụng, doanh nghiệp cần phải xem xét, đánh giá lại toàn bộ quá trình và đặt ra cho mình những câu hỏi. Làm như vậy đã hiệu quả chưa? Điểm nào cần phát huy? Điểm nào sai sót cần chỉnh sửa? Tại sao dẫn đến sai sót và phải khắc phục như thế nào?

Kế hoạch tuyển dụng
Đánh giá và hiệu chỉnh kế hoạch

Doanh nghiệp nên tận dụng những phản hồi để phân tích và tối ưu hóa kế hoạch cho phù hợp ví dụ như gửi những bản khảo sát ẩn danh cho nhân viên mới để nhận phản hồi về buổi phỏng vấn hoặc cả quá trình tham gia dự tuyển.

Ngoài ra, nhà tuyển dụng cũng có thể phân tích những số liệu quan trọng như turnover rate, tỷ lệ doanh thu sớm, chất lượng của kì tuyển dụng từ đó rút ra cách tối ưu hóa kế hoạch ngay cả khi chúng biến động theo thời gian. Ngành tuyển dụng trên thị trường đang ngày một phát triển vì thế kế hoạch tuyển dụng cũng cần được hoàn thiện và nâng cao.

Tạm kết: Tuyển dụng nhân sự chưa từng là một vấn đề đơn giản, ngay từ việc lên kế hoạch cũng đã mất rất nhiều thời gian và công sức. Tuyển được một nhân sự vào công ty đã khó, giữ chân được họ lại càng khó hơn. Mọi công sức, thời gian có thể bị “đổ sông đổ bể” nếu doanh nghiệp không có chương trình đào tạo đủ tốt cũng như nguồn nhân lực dành riêng cho việc đào tạo này. Chắc chắn rằng điều này sẽ khiến nhân viên không hài lòng với môi trường làm việc dẫn đến tình trạng nghỉ việc cùng turnover rate tăng cao.

Một giải pháp đơn giản để giải quyết vấn đề này đó là sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp. Phần mềm quản trị đào tạo nội bộ của Hachium tích hợp nhiều tính năng giúp lưu trữ kho kiến thức, tự tạo khóa đào tạo, quản lý người học dễ dàng,…Đầu tư vào một phần mềm cần thiết là một việc xứng đáng các doanh nghiệp cần làm. Tham khảo thêm về phần mềm của Hachium tại đây

.